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武汉交通职业学院采购管理办法
2017-03-06 14:22   审核人:

武汉交通职业学院采购管理办法

 

第一章    

第一条  为进一步规范学校采购行为,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》和其他有关法律、法规、规章及行政规范性文件,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称采购是指以合同(或协议)方式有偿取得货物、服务和工程的行为。采购项目兼有货物、服务或工程两种以上的采购对象,一般按采购对象所占资金比例最高者确认其归属。

本办法所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。

本办法所称工程,是指建设工程(包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其有关的装修、拆除、修缮等)以及与工程建设有关的服务(包括为完成工程所需的勘察、设计、监理等服务)。

本办法所称服务,是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条  学校各部门的采购项目,必须通过有关方面论证审批,编制年度采购预算后方可实施。

第四条  学校采购组织形式分为政府采购、学校集中采购和部门分散采购。

达到学校集中采购限额的采购项目,必须实行集中采购。

属于财政部《政府采购品目分类目录》(财库2013189号)以内或者列入湖北省政府集中采购目录、达到政府采购限额标准的货物、服务和工程,必须纳入政府采购。

对未达到学校集中采购限额的采购项目可实行分散采购。

第五条 任何单位和个人不得将必须进行集中采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避集中采购。

第六条 学校采购活动必须遵循公开、公平、公正、诚信的原则。

第七条 学校采购工作严格实行回避制度。在采购活动中,采购人员及有关人员与供应商(指提供货物、服务和工程的法人、其他组织或者自然人)有利害关系的,必须回避。供应商认为采购人员及有关人员与其他供应商有利害关系的,可以申请其回避。

第二章  组织机构及职责

第八条  学校采购遵循决策、执行、监督三者分离的原则。

第九条  学校采购决策属于学校党委会和校长办公会,负责学校重大项目的采购立项审批工作。

第十条  学校采购执行机构为招投标管理办公室,其主要职责:拟订学校采购规章制度;提供学校采购格式文本;遴选和监管学校采购代理机构;组织申报政府采购项目;建立学校采购“评审专家库”;实施学校集中采购项目;起草学校5万元以上采购合同,指导校内各部门起草5万元(含5万元)以下采购合同;归档学校采购资料。

第十一条  监督机构

学校监察审计处是学校采购监督机构,依法对学校采购活动实施监督。其主要职责:监督学校采购工作程序;组织制定学校工程项目招标控制价;会审学校采购项目文件;参与学校重大采购项目验收;组织工程建设项目审计结算。

第十二条  其他采购有关部门主要职责

()财务处主要职责:配合学校有关业务部门编制年度采购预算;会审学校采购项目文件;参与学校采购项目验收;支付学校采购项目价款。

()使用部门主要职责:完成本部门年度采购项目立项审批;提出本部门采购项目采购申请;会审本部门采购项目文件;起草本部门5万元(含5万元)以下采购项目合同;负责本部门采购项目实施;负责提出本部门所有采购项目的验收申请;负责办理本部门所有采购项目结算。

()有关业务部门主要职责

学校资产管理处、教务处、科研处、总务处作为学校有关业务部门,主要有以下职责:

负责本部门业务范围内年度采购项目立项审核;汇总本部门业务范围内采购需求;会审本部门业务范围内采购项目文件;监管本部门业务范围内采购项目实施;参与本部门业务范围内采购项目验收。

第十三条 学校聘请各类有关专业技术人员(一般为本专业中级及以上职称人员)组成评审专家库。评审专家库由招投标管理办公室管理。校内专家不能满足招标工作需要的,可以聘请校外专家。

入库专家应填写《武汉交通职业学院评标专家申请表》(详见附件1),经学校审核批准后进入评审专家库。

评审专家职责:依法依规审查并评判投标文件是否符合招标文件要求;要求投标人对投标文件有关事项做出相应的解释或者答疑;按招标文件规定的评标办法评标并推荐中标候选人;出具评标报告。

对参与学校集中采购评审的专家,招投标管理办公室每年12月底将参与学校集中采购的评审专家名单、项目、时间报人事处,在年终绩效考核中予以考虑。

第三章  学校采购权限范围和采购方式

第十四条 学校采购权限范围

()单项或批量采购金额一次性达到100万元(含100万元)以上的货物和服务,以及200万元(含200万元)以上工程(含《政府采购品目分类目录》以外的货物、服务和工程)(限额标准以湖北省政府当年颁布的文件为准),必须实行公开招标,由学校报湖北省招投标中心实施公开招标。

()属于财政部《政府采购品目分类目录》(财库2013189号)以内或者湖北省政府集中采购目录(政府采购品目分类目录)之内的,汇总年批量采购量达到20万元(含20万元)以上(限额标准以湖北省政府当年颁布的文件为准)的以及列入年度政府采购预算的货物、服务和工程实行政府采购,由湖北省政府采购中心或学校委托的采购代理机构组织实施。

()可不纳入政府采购管理且采购量在520万元的货物、服务和工程,实行学校集中采购,学校委托采购代理机构或由招投标管理办公室组织实施。

()可不纳入政府采购管理且采购量在5万元(含5万元)以下的货物、服务和工程,实行学校部门分散采购,由学校授权各部门按规定自行采购。

第十五条  学校采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式。

公开招标是学校或由学校委托政府或社会采购代理机构以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式。

邀请招标是指学校以投标邀请书的方式从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商投标的采购方式。

竞争性谈判是指学校组成谈判小组与不少于三家的符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价,从谈判小组提出的成交供应商候选人中确定成交供应商的采购方式。

单一来源采购是指学校从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。

询价是指学校组成询价小组向不少于三家符合资格条件的供应商发出询价通知书,要求供应商一次报出不得更改的价格,从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

第十六条  实施政府采购的项目,其采购方式按照湖北省政府采购管理机构核定的采购方式组织实施。

第十七条  学校组织的集中采购项目,其采购方式由招投标管理办公室根据采购项目特点和需求确定,并报分管采购工作校领导审批。

第十八条  学校部门自行采购项目,其采购方式由项目部门提出,经招投标管理办公室核准、报分管工作校领导审批后实施。并将采购档案资料报招投标管理办公室备案。

第四章  采购工作程序

第十九条  采购项目前期准备工作

()采购项目立项。学校各部门应当按照《武汉交通职业学院国有资产配置管理办法》及学校其他有关规定,完成本部门采购项目立项、论证、审批工作。

()编制采购预算。学校各部门应当按照上级主管部门和学校预算管理有关规定,完成本部门采购项目预算编制工作,编制预算时切实做到应编尽编、应采尽采、不编不采。

1.对于货物及服务类项目,使用部门应通过市场调研并结合上年度同类货物及服务采购情况编制年度采购预算,报有关业务部门审核;

2.对于工程类采购项目,总务处负责项目前期准备工作,依法依规履行建设项目报批手续,应委托具有乙级及以上工程咨询资格的机构编制项目建议书或可行性研究报告,并提供相应资质机构出具的施工图、工程量清单、招标控制价和工程预算。

()提出采购申请。根据已获批准项目的完成时限,项目部门应提前60天向招投标管理办公室提出书面采购申请,提交《武汉交通职业学院采购申请表》,书面申请应包括:货物或服务类项目的采购需求、规格、参数、验收标准等;工程类项目的立项批文、施工图纸或装修方案、招标控制价、招标技术要求或规范等;有关业务部门会签意见;财务处对项目经费的审核意见;分管工作校领导审批意见(详见附件2)。采购项目由招投标管理办公室受理后进入采购程序。

政府采购项目采购申请年度截止时间为930日,学校集中采购项目采购申请年度截止时间为1031日。

第二十条 学校组织的招标程序

()编制招标、谈判文件。招标文件由招投标管理办公室负责拟定,招标文件采用会签制,会签部门包括使用部门、有关业务部门、财务部门和审计部门等。招标文件会签后报分管采购工作校领导审批。会签部门应在收到会签文件之日起3个工作日内完成会签工作。

()招标信息发布与资格审查。由招投标管理办公室在政府采购信息指定发布媒体上或学校网站上发布招标信息。凡邀请招标的项目,项目部门、招投标管理办公室均可提出邀标单位名单,由招投标管理办公室向邀标单位发函。

()投标人报名、资格审查并发售招标文件。由招投标管理办公室接受投标单位报名并负责对其进行资格审查,对符合资格的投标单位发售招标文件。

()接受投标文件。招投标管理办公室接受投标单位的投标文件。自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于二十日。

()抽取评审专家。由招投标管理办公室在开标前1个工作日从评审专家库(有关专业)中抽取5人以上单数(含项目部门评标专家)组成评标委员会。监察处派员监督抽取过程。

()开标。开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行;开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标会由招投标管理办公室负责组织。监察处派员监督开标过程。

()评标。评标由评标委员会按评标办法具体实施。评标委员会在充分酝酿的基础上,以投票或打分的方式,确定中标候选人并排序。若项目要求中标人为1名,则确定2名中标候选人;若项目要求中标人为2名及以上,则中标候选人数量须超过应中标数1-2名。评标完成后应出具由全体成员签字的书面评标报告。

()定标。根据评标委员会推荐的中标候选人顺序和考察结论确定中标建议名单,报学校校长办公会(可采用会签方式)审定。

定标一般应当在评标结束后3个工作日内完成。

()中标结果公告。中标单位确定后,由招投标管理办公室在政府采购信息指定发布媒体上或校园网上进行公告,公告期为7个工作日。

()发出中标通知书。在发布中标公告的同时,学校向中标人发出中标通知书。投标人对中标公告有异议的,应当在中标公告发布之日起7个工作日内,以书面形式向学校提出质疑,学校在收到投标人书面质疑后7个工作日内,对质疑内容作出答复。

第二十一条  政府采购项目的采购程序

已落实年度政府采购预算的政府采购项目,应及时在“湖北省政府采购管理系统”中填报《政府采购执行申请》,经主管部门审核同意后,按照《政府采购执行确认书》核定的采购方式,由湖北省政府采购中心或学校委托的采购代理机构组织供应商评审。采购文件由湖北省政府采购中心或学校委托的采购代理机构拟定,经学校项目部门、有关业务部门、财务部门和审计部门会签,报分管采购工作校领导审定。

招投标管理办公室负责政府采购项目采购过程的沟通协调,中标、成交结果经校长办公会(可采用会签方式)审定后,湖北省政府采购中心或采购代理机构在接到中标、成交结果确定之日起2个工作日内,发出中标、成交通知书,并在湖北省政府采购信息指定发布媒体上公告中标、成交结果,公告期为7个工作日。

政府采购项目采购合同应当进行备案,招投标管理办公室应在采购合同签订后7个工作日内申请合同备案,合同备案通过两种方式进行:一是通过政府采购管理系统报送电子签章合同;二是向教育厅报送纸质合同副本和说明材料。纸质报送和网络报送同步进行。

第二十二条  学校委托采购代理机构的采购程序

可不纳入政府采购管理且采购量在10万元-20万元的货物、服务和工程,由学校委托采购代理机构组织供应商评审,采购文件由采购代理机构拟定,经学校项目部门、有关业务部门、财务部门和审计部门会签,报分管采购工作校领导审定后提交采购代理机构组织实施。

招投标管理办公室负责采购过程的沟通协调,中标、成交结果经校长办公会(可采用会签方式)审定后,由采购代理机构在接到中标、成效结果确定之日起2个工作日内,发出中标、成交通知书,并在湖北省政府采购信息指定发布媒体上公告中标、成交结果,公告期为7个工作日。

第二十三条 基建工程项目的招标

5万元-10万元(含10万元)以下集中采购的基建工程项目的招标按照第二十条规定的程序办理。

10万元以上基建工程项目的招标,由学校委托招标代理机构按照国家建设工程招标投标管理有关规定办理;达到公开招标限额标准的,报湖北省政府采购中心或湖北省招投标中心实施公开招标。招投标管理办公室负责招标过程的沟通协调。总务处负责招标前期准备工作,提供有关图纸、技术资料和项目报建,负责审查招标文件,组织投标人踏勘现场。如有需要,学校组织招标答疑,并形成书面答疑纪要发至所有投标人,作为招标文件的补充。

第二十四条 采用竞争性谈判方式采购的工作程序

()成立谈判小组。谈判小组成员包括项目部门代表和有关专家,人数应为3人以上的单数。

()拟定谈判文件。部门分散采购项目谈判文件由项目部门拟定,学校集中采购项目谈判文件由招投标管理办公室拟定,由项目部门、财务部门、审计部门会签后,报分管工作校领导审定。谈判文件中应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的主要条款以及评定成交的标准等事项。

()确定候选供应商。项目部门或招投标管理办公室从符合相应资格条件供应商名单中确定不少于3家的供应商进行谈判,并向其提供谈判文件。

()谈判。谈判小组集中与供应商逐一进行谈判,根据谈判结果编写谈判报告。

()确定成交供应商。项目部门或招投标管理办公室应在谈判结束后2个工作日内根据谈判报告编写定标报告,分散采购项目报分管工作校领导审定,学校集中采购项目报校长办公会(可采用会签方式)审定。定标报告主要内容包括:谈判小组成员名单和谈判日期、地点;参加谈判的供应商名单及情况简述;谈判方法和成交标准;成交候选供应商排序;谈判小组推荐成交供应商的建议。

第二十五条 采取询价方式采购的工作程序

()成立询价小组。询价小组成员包括项目部门代表和有关专家,人数应为3人以上的单数。

()制定询价文件。询价文件由招投标管理办公室负责拟定(部门分散采购项目采取询价方式的,可直接确定询价候选供应商进行询价,无须制定询价文件),由项目部门、财务部门、审计部门会签后,报分管采购工作校领导审定。内容包括询价方法、价格构成、评标标准、合同主要条款等。

()确定询价候选供应商。项目部门或招投标管理办公室从符合相应资格条件供应商名单中确定不少于3家的供应商进行询价。

()确定成交供应商。询价小组开展询价工作,填写《武汉交通职业学院采购询价单》(详见附件3)和《武汉交通职业学院询价采购汇总表》(详见附件4),提出候选人,由项目部门报分管工作校领导或由招投标管理办公室报校长办公会(可采用会签方式)审定。

第二十六条 采取单一来源方式采购的项目,使用部门应按照《政府采购单一来源采购方式管理办法》(鄂财采发20138号)的规定,提交拟选择采用单一来源采购方式的理由、依据的行政主管部门正式文件和有关证明材料,招投标管理办公室组织有关专家进行单一来源采购项目论证后按有关规定组织实施。

第二十七条  对突发性抢修工程项目,项目部门可视情况报分管工作校领导批准后先施工抢修,并及时按规定补办有关手续。

第二十八条  签订采购合同。项目部门或招投标管理办公室应当在成交通知书发出之日起三十日内,按照采购文件及采购过程中确定的事项签订采购合同。采购合同起草、签订按照《武汉交通职业学院合同管理办法》执行。

第二十九条  履行合同实行采购。项目部门具体负责采购合同的履行,督促供应商严格履行合同。

第三十条  采购项目验收。采购项目完成或工程竣工后,按学校验收管理有关规定组织项目验收。

第三十一条  采购项目结算。学校所有采购项目,由财务处确认付款方式,并根据合同条款和项目验收单对外付款;在合同期满或项目验收合格后,履约保证金经项目部门确认后无息退还。

工程类项目,项目部门应按《武汉交通职业学院关于对基建、修缮工程项目审计实施办法》规定,在工程竣工一个月(大型基建项目两个月)之内将审核报表及有关资料报审计处审计。审计处会同第三方审计机构在60天内完成审计工作。工程审计完成后,方可办理结算手续。

第三十二条  采购资料归档。招投标管理办公室负责采购项目资料归档工作。应在采购合同签订后三十日内将采购资料整理后交学校档案馆,具体按照《高等学校档案管理办法》和学校档案管理有关规定执行。

采购资料包括采购活动记录、采购预算、招投标文件、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协商情况记录、合同文本、验收证明(由项目部门负责归档)、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件、资料。采购文件同时以电子档案方式保存。

第五章  纪律与监督

第三十三条  招投标管理办公室及其工作人员、采购人员及有关人员在采购过程中必须坚持公开、公平、公正的原则。不允许有私拆标书、透露采购信息或与投标人串通投标的行为,不得接受供应商的任何馈赠,不得参加供应商任何形式的宴请、娱乐、旅游等活动。

第三十四条  监察处依照有关的法规受理单位和个人对采购活动中违纪违规行为的投诉、举报,并进行核实、查处。

第三十五条  监察处在监督检查中,发现有违反有关规定的行为,由学校对主管人员及其他有关责任人依规给予处分,涉嫌犯罪的,移送司法机关处理。

第六章    

第三十六条  学校设立供应商不良行为记录名单,对符合《中华人民共和国政府采购法实施条例》第七十二条、第七十三条、第七十四条情形的供应商,学校将其列为不良行为供应商名单,13年内禁止其参加学校采购活动。

第三十七条  本办法由学校招投标管理办公室负责解释。

第三十八条  本办法未尽事宜,按照国家、湖北省有关法律、法规、规章、行政规范性文件和学校有关规章制度的规定执行。

第三十九条  本办法自发布之日起实施。原《武汉交通职业学院采购管理暂行办法》(武交院发200952号)、《武汉交通职业学院招投标管理暂行办法》(武交院发200953号)、《武汉交通职业学院非招标采购方式管理暂行办法》(武交院发200954号)、《武汉交通职业学院采购招投标监督管理暂行办法》(武交院发200955号)同时废止。

 

附件:1.武汉交通职业学院评标专家申请表

2.武汉交通职业学院采购申请表

3.武汉交通职业学院采购询价单

4.武汉交通职业学院询价采购汇总表


附件1

武汉交通职业学院评标专家申请表

 

 

 

出生年月

   

专业职称

从事专业年    

拟任评审专业类别

移动电话

身 份 证

   

本人

从事

专业

经历

     

推荐

部门

意见

     

人事处

意见

学院

意见

     

评审专家专业类别:

A、建设工程类

B、货物类

C、服务类


附件2

武汉交通职业学院采购申请表

申请部门:                        填表时间:

项目名称

项目地点

采购内容

经费来源

政府采购预算内/部门预算

预算金额

项目负责人

联系电话

供货时间

推荐供应商

建议采购

方式

公开招标/竞争性谈判/单一来源采购/询价(任选一项或不填)

项目部门

 

负责人签章                          

有关业务

部门会审

财务处

 

负责人签章                                

招投标管理办公室意见

负责人签章                              

项目部门

分管校领导审批意见

分管采购

工作校领导审批意见

说明:1.有关业务部门是指与本项目业务有关联的部门;

2.项目应注明资金来源渠道,并经财务处确认;

3.应随本表提供项目技术指标、参数、数量、预算明细表等(同时提供纸质版和电子版)。


附件3

武汉交通职业学院采购询价单

       

采购部门(加盖公章):

联系人:

联系电话:

传真:

采 购

需 求

商品(服务)名称

规格型号

配置或技术参数

数量

供货时间

供货地点

备注

供应商

回 复

单价(元)

总价(元)

供应商(加盖印章):

联系人:

联系电话:

传真:

 

 

附件4

武汉交通职业学院采购询价汇总表

   

采购部门:(加盖公章)

联系人:

联系电话:

传真:

采购

需求

商品(服务)名称

规格型号

配置或技术参数

数量

供货时间

供货地点

备注

询价

情况

供应商名称

单价

备注

确定打√(中标供应商)

询价小组推荐意见

供应商名称

品名

规格型号

数量

单价

合同金额

询价小组成员签字

项目部门

负责人意见

项目部门分管

校领导审批

 

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